ACTIO NÚM. 2 | Enero - Diciembre / 2018

Introducción

En este documento se identifican los problemas y soluciones de un proyecto de remodelación arquitectónica y de mobiliario, con base en la interventoría técnica administrativa y financiera para una entidad del Estado, que realizó el Centro de Extensión Académica de la Facultad de Artes de la Universidad Nacional de Colombia.

Se buscó, en particular, identificar las principales problemáticas cuando no existe un adecuado estudio del espacio para la incorporación y debida implantación del mobiliario para las instituciones públicas colombianas.

En este tipo de proyectos, la contratación pública agrega restricciones y limitaciones a la forma de proyectar y diseñar, tanto para la parte arquitectónica como para la dotación de mobiliario y equipo. Por este motivo, surge la necesidad de crear formas de proyección que permitan a las instituciones públicas optimizar sus recursos y obtener el mayor uso posible de los bienes que se adquieren. Esta situación aleja este caso de estudio de otros de remodelación convencional e interiorismo, en donde priman más aspectos técnicos que políticos y jurídicos, como es obligatorio en los casos de contratación pública. Algunas lecciones aprendidas mostrarán que el diseñador se debe cuestionar sobre cómo tomar decisiones más genéricas, aunque no siempre, como en este caso, se logre la mayor optimización posible del espacio.

En la búsqueda de antecedentes o el estado del arte, se encontraron pocos estudios de caso sobre el tema de remodelación arquitectónica. Particularmente, se encontró un estudio del profesor Miguel David Rojas (2014), en el cual solo relata su caso, como apoyo pedagógico al manual que escribió, y trata el tema de la construcción arquitectónica. No obstante, anotaciones al tema del mobiliario e indicaciones para los diseñadores de mobiliario y equipos son inexistentes.

El proceso constructivo de la remodelación arquitectónica y de mobiliario constó de cinco etapas generales: 1) anteproyecto; 2) proyecto final; 3) obra; 4) cableado estructurado, y 5) mobiliario. En la etapa de anteproyecto, el contratista diseñó las distribuciones con base en las observaciones y requerimientos correspondientes para el espacio en cuestión, de acuerdo con las exigencias de la entidad y con las exigencias del contrato.

En esta fase de anteproyecto, donde solo se preveía intervenir dos áreas, se realizaron cambios que afectaron los costos dejando de contratar ciertos elementos inicialmente contemplados. Estos saldos permitieron a la entidad contratante poder intervenir otras tres oficinas con el saldo restante. El mobiliario contratado tenía que cumplir con las especificaciones de la entidad, de acuerdo con el concepto de diseño, la forma y la personalidad tradicional de la institución, impidiendo insertar un lenguaje de muebles más moderno y flexible. Los muebles instalados allí buscan modos de trabajo basados en las oficinas abiertas de los años noventa, donde los espacios son más cerrados y se comparten colectivamente pocos lugares de trabajo, como las salas de juntas y los corredores.

Dentro de la implantación del mobiliario surgida a petición de la entidad del Estado contratante, se pudieron observar características de diseño basadas en paradigmas donde priman el trabajo aislado e individual, los cuales generaron patrones que impiden que se adapten nuevas tecnologías de iluminación, de cableado y de trabajo creativo en equipo. El diseño, por estar basado en los paradigmas de los noventa, tiene una importante obsolescencia en un corto plazo. A pesar de los esfuerzos del equipo interventor por actualizar las decisiones, las condiciones del pliego de condiciones y el contrato que firmó la entidad contratante con el contratista, se impidió actualizar el mobiliario por uno más contemporáneo o flexible. Así mismo, los espacios para las adecuaciones han cambiado su uso a lo largo del tiempo y las dimensiones entre columnas impiden patrones de modularidad en el mobiliario. El mobiliario, de otra parte, a pesar de ser flexible, también tiene serios impedimentos para adaptarse a las condiciones arquitectónicas de las instituciones actuales, por estar basado en módulos de trabajo anteriores.

El papel del diseño del mobiliario en combinación con los elementos arquitectónicos es un tema que se investiga debido a la importancia que tiene para las instituciones, porque determina el trabajo y algunas funciones que las personas desempeñan en su vida cotidiana (Benítez, Cerda, Folch y Rosenberg, 2007). Por ejemplo, en el caso que se presenta, el mobiliario y los espacios arquitectónicos jugaron un papel fundamental en la distribución actual y las dinámicas que se dan en estos espacios. Algunas especificaciones técnicas del mobiliario, fijadas previamente en el pliego de condiciones del contrato, impidieron también ajustar los espacios de trabajo.

Por lo tanto, dentro de este estudio de caso se pretende dar claves para que se pueda diseñar de manera más eficiente un mobiliario acorde con los espacios, más flexible en su modularidad, con un aprovechamiento máximo de espacio. También se espera que los arquitectos e ingenieros puedan establecer algunos patrones de construcción que permitan cada vez una mayor versatilidad de los espacios interiores. Finalmente, estas especificaciones técnicas de arquitectura y diseño de muebles deben ser flexibles a los ajustes de optimización de espacio entre las columnas.

También se busca ayudar con el proceso arquitectónico por medio de un conjunto de recomendaciones que les permitan a las entidades del Estado programar sus remodelaciones de forma cada vez más asertiva. Además, generar indicadores de optimización del espacio utilizado puede ayudar en este proceso.

El lector encontrará que se habla del diseñador interventor como una figura que debe surgir en el futuro para que permita una interacción más asertiva para las entidades del Estado. Las competencias del diseño y el diseñador tienen más que ver con aspectos técnicos que con decisiones de contratos y pliegos de condiciones, pero en el contexto colombiano, cuando un diseñador quiere que una tecnología se ejecuté, deberá conocer algunos términos como contratante, contratista e interventor.

Antecedentes y narración del caso

Para comprender de forma integral el caso es necesario identificar historias que sucedieron de forma simultánea: en primera instancia, el proceso constructivo de la remodelación y en segunda instancia, las actividades y decisiones que tomó la interventoría a lo largo de la construcción y liquidación del contrato.

En la primera instancia, el proceso constructivo de la remodelación constó de cinco etapas: 1) en la etapa de anteproyecto se elaboraron dos alternativas de diseño arquitectónico, visualizando el diseño en tres dimensiones junto con el listado de acabados y muestras; 2) en la etapa de proyecto, una vez seleccionado el diseño definitivo y aprobado por la entidad, se entregaron planos detallados de obra del proyecto arquitectónico que incluye el mobiliario, el diseño de iluminación, el proyecto de instalaciones de voz y datos; 3) en la etapa de obra civil, se realizaron los procesos preliminares, desmontes, mampostería, pintura, pisos, carpintería metálica y madera, y el aseo en general; 4) en la etapa de voz y datos, y cableado estructural se instaló todo el sistema eléctrico de corriente regulada y no regulada requerida para los equipos incluyendo el cableado, tomas, acometidas, salidas y canaletas; además, se instalaron los puntos de red de voz y datos, y 5) finalmente, en la etapa de mobiliario, se compraron e instalaron superficies de trabajo, puestos de oficina cerrada, puestos modulares de secretarias, puestos modulares de oficina abierta y mesas de juntas, incluyendo sillas operativas e interlocutoras y algunos muebles especiales.

Fig. 1. Proceso constructivo de la remodelación.

En segunda instancia, la interventoría adelantó las siguientes actividades y tomó las siguientes decisiones: 1) se reunió y contrató el equipo interventor conformado por diseñadores industriales, un arquitecto interventor, un ingeniero electricista y un ingeniero industrial especialista en salud y seguridad en el trabajo, además, un asistente administrativo y financiero; 2) el equipo interventor se ubicó en las instalaciones de la entidad del Estado contratante; 3) se exigió la documentación requerida al contratista y se hicieron observaciones sobre el personal, el cronograma y las condiciones técnicas de la obra; 4) se controló todo el proceso de obra e instalación; 5) se documentó el proceso con informes y actas, además, se autorizaron los pagos al contratista por el cumplimiento en la entrega de ítems según cronograma; 6) se liquidó al contratista una vez fue entregada la totalidad del proyecto y cumplió efectivamente con las especificaciones exigidas por la entidad.

Fig. 2. Actividades que adelantó la interventoría.

En la figura 2 se observa que, para emprender un proyecto de interventoría en el sector público, es importante que al momento del reclutamiento del equipo se observe la documentación del contratista y se constante la documentación del proceso, ya que es una de las tareas más importantes que se deben emprender. En este aspecto, el equipo de diseño tiene que conocer el proceso técnico de construcción y producción, como cualquier profesión liberal, también debe conocer las leyes colombianas de contratación pública y conocer algunos aspectos como, por ejemplo, la forma en que se liquida un contrato.

Unidad de análisis del caso

La unidad de análisis es el contrato adelantado en el 2017 por el Centro de Extensión Académica de la Facultad de Artes de la Universidad Nacional de Colombia. El contrato tuvo como objeto hacer la interventoría de un contratista constructor que remodeló cinco espacios y 451,41 m² en una entidad del Estado colombiano. Se beneficiaron más de 80 empleados de la entidad estatal contratante.

El proyecto duró cuatro meses y se emplearon cerca de 50 personas, entre personal directo e indirecto. El presupuesto ejecutado por la entidad, incluyendo al contratista y la interventoría, rondó los 500 millones de pesos. La liquidación del contrato tomó aproximadamente seis meses más.

Metodología

La metodología para la investigación de este estudio de caso está dividida en tres fases a través de las cuales se identificaron los principales problemas y aciertos para llevar a feliz término el proyecto de remodelación que intervino la Universidad Nacional de Colombia.

Primero, se revisó la documentación analizando resultados cualitativos y cuantitativos de la intervención arquitectónica. Segundo, se determinaron los principales problemas entre el espacio y el mobiliario. Tercero y último, se contrastaron las especificaciones del mobiliario con el espacio arquitectónico y se identificaron los principales aspectos aprendidos de la experiencia.

Fig. 3. Metodología de la investigación.

Entre los principales instrumentos utilizados para la metodología, se utilizaron los planos de obra en donde se pueden cuantificar varios aspectos relevantes en la remodelación. Con base en los planos, también se elaboraron matrices para analizar los principales problemas identificando específicamente las áreas más problemáticas. Otros instrumentos utilizados fueron los mapas de problemas y el análisis documental.

A partir de estos instrumentos y los análisis emprendidos, se dedujo el área total intervenida y los trabajadores beneficiados. También se analizaron las doce actas de comité, revisando los principales problemas identificados de carácter técnico que afectaron el número de puestos de trabajo y las condiciones del espacio.

Para compilar los resultados cualitativos que permitieran obtener las conclusiones y establecer algunas lecciones aprendidas, se establecieron dos estrategias: 1) compilar la información sobre el curso de acción en las fases de construcción para establecer aprendizajes, y 2) organizar los problemas más importantes en una matriz para analizar las soluciones que determinó la interventoría.

En cuanto a los resultados cuantitativos, la información se organizó en tablas y se graficó con el objetivo de dimensionar la intervención realizada.

Resultados

La información sobre los resultados cuantitativos está descrita según las categorías que demanda un contrato del Estado: por metros cuadrados y áreas intervenidas. Aquí surge el primer aprendizaje que se reflejará más adelante. Los diseñadores industriales no están formados para cuantificar o dimensionar su intervención en un proyecto. Así es importante cuantificar algunos aspectos a continuación.

Resultados cuantitativos

Como resultados cuantitativos de la intervención del espacio se obtuvieron los siguientes datos del área intervenida: en total se remodelaron 451,41 m² en cinco espacios.

Fig. 4. Porcentajes de los cinco espacios intervenidos en la obra.

El espacio 1 (archivo) principal: lo proyectado fue de 340,54 m², de los cuales, para la oficina abierta con puestos profesionales y secretarial, el área fue de 140,50 m². Espacio 2 (bloque 2A): corresponde a la adecuación de un espacio de oficina con un área de 53,26 m² para dividirla y generar tres espacios de oficina, zona de archivo y área de oficina abierta. Se intervinieron muros, ventanas, no se incluyó la instalación de mobiliario. Gracias a los recursos remanentes por no ejecución de algunos ítems de la obra, se pudieron ejecutar las remodelaciones en los siguientes espacios. El espacio 3 (bloque 2C acceso): consistió en la adecuación de un acceso para la inclusión de una oficina con un área inicial de 17,56 m² para el área general y un área final de la oficina de 10,07 m², no se incluyó la instalación de mobiliario. Espacio 4 (oficina bloque 2C interno): se realizó la adecuación de una oficina con un área inicial de 20,52 m² para dividirla y generar dos espacios de oficinas con un área final cada una de 10,55 m² y 9,58 m² respectivamente. No se incluyó la instalación de mobiliario. Espacio 5 (oficina 3C): en este caso, la decisión de la entidad fue la demolición de un muro que dividía dos oficinas para obtener un solo espacio. Contaba con un área inicial de 9,48 y 9,69 m², mientras que el resultado final fue un área de 19,53 m².

Para indicar los resultados específicos que permiten analizar el uso adecuado del espacio, se estimaron las áreas totales intervenidas vs. el uso del mobiliario pleno, pero solamente en el espacio principal intervenido, en donde se hizo la mayor parte de la obra. Allí se analizó el espacio en el que las columnas interrumpen el pleno uso del mobiliario hasta las esquinas.

De acuerdo con los resultados anteriores, en los dos siguientes gráficos se representa la composición de un módulo de puesto de trabajo compuesto por un escritorio y una silla operativa. En el gráfico de la organización en el espacio, compuesto por varios módulos de puesto de trabajo, se evidencia la relación entre las columnas y el mobiliario, y la proporción del área no usada entre columnas.

Fig. 5. Módulo de puesto de trabajo individual.

Fig. 6. Varios módulos de puesto de trabajo.

En un análisis de áreas ocupadas, el espacio que hemos denominado área no usada representa un porcentaje del 12 % del área total, en donde no se usa el espacio debido a la limitación que las columnas de la construcción generan en la modularidad de los muebles. Como familia de productos, los módulos individuales deberían permitir que el comportamiento de repetición del módulo se adapte al espacio y se dé la correspondencia y el acoplamiento entre módulos (Zhang, Tor y Britton, 2006).

En este caso, los muebles solo pueden entrar en donde las columnas le permiten y, de alguna forma, las columnas se convierten en un límite o restricción para la modularidad y la distribución del espacio. Esto sucede ya que, incluso si todos los componentes de una familia de productos fueran estándar, los productos diseñados no pueden compartir un único módulo y tampoco adaptarse a cualquier espacio, para ello se deben definir los módulos en función de los criterios y restricciones del espacio (Kusiak, 2002).

En las conclusiones se observará cómo es necesario adicionar dilataciones entre los puestos de trabajo, de manera que permitan al mueble adaptarse y crecer cuando las condiciones lo permitan de forma que se puedan aprovechar mejor los espacios. En esta parte es importante que el diseñador conozca las acciones legales que puede emprender en un contrato firmado y las leyes sobre contratación del país. Allí el problema de un detrimento patrimonial o el uso indebido de recursos públicos lo obligan a especificar, de forma que se busque el equilibrio contractual y la obra se optimice al máximo. No es fácil cuando hay intereses de los contratistas en ganar más dinero y, de parte de la entidad contratante, por maximizar el uso de sus recursos.

Ahora bien, en otros resultados, de los trabajadores beneficiados por la intervención en el área principal, la entidad trasladó a 47 personas, 8 puestos con mobiliario existente perteneciente a la entidad y 39 puestos con mobiliario nuevo con el mismo leguaje del mobiliario existente, como se ve en la figura 7.

Fig. 7. Tipo de mobiliario utilizado en la intervención.

En cuanto a los puestos instalados, para el mobiliario especificado, el contratista instaló un mobiliario especial para oficina de un delegado y un mobiliario de oficina para un funcionario que opera como gerente o coordinador general.

En el espacio principal se instalaron tres puestos secretariales, los cuales cubren las necesidades de las dos áreas realizadas. Se instalaron 34 puestos profesionales para las dos áreas de comunicaciones de la entidad. En total se beneficiaron más de 53 trabajadores con la intervención realizada.

Fig. 8. Trabajadores beneficiados por la intervención.

Resultados cualitativos

La primera estrategia para compilar la información sobre el curso de acción en las fases de construcción, con el fin de establecer aprendizajes, permitió la compilación de la tabla 1. Esta tabla resume grandes aprendizajes de situaciones previas comprendidas en tres momentos: al iniciar una situación, la acción que emprendió la interventoría y finalmente la reacción que generó esta situación. Para finalizar se redactó un aprendizaje. Las situaciones se organizaron según las fases constructivas del proyecto: diseño, espacio, mobiliario, documentación técnica, normativa, proveedores e instalación.

Tabla 1. Curso de acción de las situaciones y aprendizajes del proceso de construcción

La tabla anterior indica que los aprendizajes más importantes son: la importancia de las normas, los documentos del producto y la urgente necesidad de anticipar las decisiones difíciles en las etapas tempranas del proceso constructivo. En este caso, la dificultad nace de las restricciones legales.

De otra parte, en la tabla 2, el mobiliario tenía una consideración especial, la entidad contratante quería preservar un lenguaje institucional mantenido durante mucho tiempo, especificado con paneles divisorios entre puestos, que en el 2017 se usan menos que a finales del siglo pasado.

Para un lenguaje más contemporáneo, se debían considerar espacios, como los secretariales, de oficina abierta por las necesidades puntuales de las dependencias que iban a ingresar al área. Sin embargo, la entidad quería preservar ese lenguaje con el fin de que no se rompiera con lo instalado y se pudiera mimetizar en el tiempo.

A su vez, en la consolidación del proyecto de adecuación del espacio, el contratista tuvo una serie de retos a nivel del mobiliario, luego de haberse escogido el lenguaje y su morfología. Se debía tener en cuenta la calidad en cuanto al espacio, que cumpliera con ciertos parámetros de flexibilidad que permitiera a futuro poder ser trasladado sin tener invariabilidad con el mobiliario existente en la entidad. Para esto, debía cumplir con los estándares en las medidas de su conformación.

Adicionalmente, el mobiliario afecta el consumo energético y la sostenibilidad de las edificaciones. En este sentido, planificar su distribución y ubicación contribuye con la ecoeficiencia y ecoefectividad de las futuras edificaciones de entidades del Estado. Los problemas sobre distribución eléctrica y recorrido de los cables afecta de forma significativa el consumo de energía y recursos (González, Rueda, González Milián, Rodríguez y Llovet, 2015).

Tabla 2. Matriz de problemas entre el espacio y el mobiliario

Dentro del espacio de intervención y en muchos espacios dentro de la entidad, se pudo observar cómo la ubicación de las columnas delimitaban la conformación específica del mobiliario. Se encontraron áreas no usadas entre columna y columna a nivel de los muros, las cuales, con la distribución expuesta con un mobiliario tradicional, no permitían de ninguna forma recuperarlas.

En la tabla 3 se presentan las principales situaciones que se dieron con el mobiliario a lo largo del proceso de intervención e interventoría, relacionando cada situación con su consecuencia para el proyecto, qué solución le dio la interventoría y el aprendizaje que los autores lograron deducir de la experiencia.

Tabla 3. Matriz de problemas identificados en el proyecto

Discusión

Se organizaron por familias los principales desbalances del proyecto, relacionados con el mobiliario y la remodelación arquitectónica.

Demora en las decisiones sobre los planos básicos

Uno de los problemas surgidos en este proyecto fueron las decisiones tardías por parte de la entidad contratante en entregar la información acertada de la cantidad de funcionarios a instalarse en el área a ejecutar.

El contratista entregó una propuesta inicial en la que la entidad contratante estaba de acuerdo, aún sin tener en cuenta la cantidad final de funcionarios. Sin embargo, posteriormente, iba agregando números de puestos. Esto no le permitía al contratista tener un estimado concreto de mobiliario a instalar.

Finalmente, con el acompañamiento de la interventoría, el contratista maximizó la disposición de puestos y se distribuyó de la manera más eficiente el mobiliario a instalar, de forma tal que se pudieran instalar el máximo de mobiliario con el mínimo de circulaciones sin que esto afectara el ancho final de las circulaciones.

Con estas decisiones, en las que se clarificó a la entidad contratante cuál era el máximo al que se podía llegar con el mobiliario y teniendo su visto bueno, la labor del contratista consistió en comenzar a buscar el mobiliario para instalar, teniendo en cuenta que el contratista no tenía experiencia alguna en el área.

Falta de experiencia del contratista en relación con el tema de mobiliario

De acuerdo con las imposibilidades naturales del contratista acostumbrado a realizar obra civil, el poder subcontratar a una empresa con los requerimientos de una entidad que no tiene conocimiento suficiente en el tema de mobiliario podía haber sido infortunado. Sin embargo, esta interventoría contaba con profesionales idóneos para aconsejar de forma eficiente a la entidad contratante y poder guiar al contratista en la búsqueda de un subcontratista adecuado para la adecuada instalación del mobiliario.

Contratista seleccionado para dotar los muebles

Una empresa especializada en mobiliario fue necesaria para poder instalar de manera profesional lo encargado por el contratista. Esta empresa fue fundamental para garantizar la adecuada instalación del mobiliario, de acuerdo con las especificaciones dadas por la entidad contratante.

Es importante tener en cuenta las condiciones del contratista a elegir dentro de una licitación en la que incluye un capítulo especial, como en este caso, de mobiliario, ya que la falta de experiencia del contratista en este estudio de caso pudo haber influido en la contratación de mobiliario de baja calidad sin que la entidad se hubiera percatado.

Desfase del valor del mobiliario

El contratista, en su afán de ganar esta licitación, bajó los precios del mobiliario más importante a los valores inicialmente propuestos por la entidad. Esto lo afectó porque el contratista tuvo que subcontratar necesariamente una empresa especializada. Su búsqueda fue demorada porque no podían encontrar la empresa que le asegurara ganar de alguna forma. Para la interventoría fue fundamental realizar el seguimiento adecuado a esa subcontratación para que el resultado final fuera satisfactorio para la entidad contratante.

Estética del mobiliario en la entidad

El lenguaje formal instalado dentro de la entidad contratante referencia al diseño de los años noventa donde se prioriza la individualidad en el espacio, formando cubículos de privacidad.

Las dos áreas a las que se les iba a asignar los espacios requerían de comunicación constante entre los trabajadores y contacto visual, sin embargo, para la entidad contratante primaba más el lenguaje general de la entidad sobre las necesidades puntuales de las dependencias.

Teniendo en cuenta que los muebles adaptan su lenguaje según el momento histórico, según la construcción o la arquitectura en la que se encuentran, otros investigadores ya han emprendido algún análisis sobre la configuración de los trabajadores y sus muebles con respecto a las edificaciones (Torrent, 2007).

Especificación técnica

Faltaron piezas de comunicación como los renders o ilustraciones que simulan la realidad, a partir de las luces y los tres planos que definen las proporciones y apariencia de un producto. Es fundamental contar con vistas preliminares o renders de un proyecto para que se puedan establecer parámetros correctivos. En este caso, los renders fueron insuficientes porque el contratista no era consciente de la necesidad de anticiparse a los posibles problemas que pudieran encontrarse en una previsualización y así poder ejecutar de manera más limpia lo contractualmente contratado.

Conclusiones

En este estudio de caso se identificaron aprendizajes pertinentes que se deben tener en cuenta para posteriores intervenciones y así evitar, desde el proceso mismo de la licitación, impases tales como contratar personal sin experiencia, en este caso, para dar solución a las necesidades de mobiliario de las entidades del Estado.

Es importante advertir dentro de una entidad estatal, desde un comienzo, las ventajas y desventajas de mantener un sistema de mobiliario y de qué formas se puede generar un lenguaje similar entre el mobiliario existente y el nuevo mobiliario para que nuevos diseños de vanguardia predominen dentro de espacios cerrados y no sean limitados por un estilo que puede no responder a las necesidades actuales de la entidad. No obstante, en el caso de la contratación pública, los diseñadores se ven limitados por los términos de referencia y el contrato. Incluso el contratista y su perfil como empresario facilitan o dificultan la toma de algunas decisiones de diseño para adaptar el espacio.

El diseño debe prever la adaptación funcional y estética del mobiliario a lo largo del tiempo en que esté planteado su uso, especialmente en el campo institucional. Si es el caso en que deba insertarse en un patrón determinado, este debe conservar los lineamientos de estilo del mobiliario existente, pero adecuándose a las nuevas necesidades de uso y función. Es necesario desde el diseño crear alternativas creativas y funcionales que den respuesta a la necesidad de unidad en el lenguaje de los muebles y a las necesidades de los trabajadores y las actividades que tendrán lugar allí.

En un proyecto de intervención arquitectónica y de mobiliario como este y muchos otros en situaciones similares, se presentan características especiales con respecto a la distribución de columnas y ductos. Situación que es habitual en todo proyecto de diseño arquitectónico, motivo por el cual el diseño del mobiliario debe adecuarse a lo existente e inamovible y maximizar los espacios relacionados. En esta dificultad, el conocimiento de las leyes y promover la flexibilidad de algunos componentes en los muebles facilitará la acción de adaptación del mobiliario y el equipo. El diseñador interventor debe estar preparado para hacer algunos ajustes mientras se avanza en un contrato de remodelación, jugando con las especificaciones técnicas del contrato y manteniendo el equilibrio financiero sin perjudicar ninguna de las partes involucradas.

El área no usada de las edificaciones, como se observó en este proyecto, es una cantidad importante de espacio sin usar que se debe tener en cuenta no solo porque el espacio podría ser más eficiente, sino también por el costo por metro cuadrado que, para una entidad como esta, llega a representar el área total sin usar. Es un valor monetario significativo para cualquier institución y que a veces pasa desapercibido.

Una vez son conocidas las especificaciones técnicas del mobiliario por parte del contratista, este debe acatar las exigencias del contratante con el fin de mantener los estándares deseados. Los contratistas deben tener amplio conocimiento en temas de mobiliario cuando este sea el objeto de un contrato; a pesar de ser una adecuación arquitectónica, la instalación de mobiliario es otro eje fundamental de la intervención.

Es importante mediar los intereses tanto del diseño arquitectónico como del diseño de mobiliario para evitar este tipo de situaciones. En el caso de diseñarse un espacio, este debe tener en cuenta la posibilidad de aprovechar al máximo el área construida evitando áreas sin usar. En el caso de diseñar el mobiliario para un espacio construido, se debe tener en cuenta la estructura del edificio para adaptarse con formas modulares a las limitaciones espaciales que se presenten.

Finalmente, es importante tener en cuenta la codependencia entre el espacio y el mobiliario, en este caso los muebles no podían ser instalados sin que primero el espacio cumpliera con todos los requerimientos técnicos exigidos. Si no se tiene claridad de la cantidad de mobiliario que será instalado en un espacio desde el diseño, no se puede garantizar la correcta organización de los muebles en el espacio, afectando, por ejemplo, los adecuados espacios de circulación entre otros. Así mismo, el diseño, la fabricación y la instalación del mobiliario deben ser temas tan importantes como lo es la obra civil y debe dejarse en manos de profesionales especialistas.

Lecciones aprendidas

• Los diseñadores industriales no están formados para cuantificar o dimensionar su intervención en un proyecto. Es importante cuantificar los metros que ocupan en una edificación y cómo su propuesta de diseño optimiza el recurso de área disponible. En las entidades públicas, la especificación de muebles y equipos debe permitir habitar áreas ubicadas entre las columnas, si no fuese con espacio de trabajo, al menos de almacenamiento o inspección de las tareas de las personas.
• La distribución del mobiliario se simplificó entre columnas para obtener una compactación lineal y limitándose a una única posibilidad de expresión en el espacio.
• Aunque resulta difícil, el diseñador interventor debe conducir al cumplimiento del contratista, aunque este tenga que asumir sobrecostos. En este caso fue su error debido a que cotizó muebles por debajo del costo del mercado.
• En los contratos es necesario que los diseñadores logren ubicar rápidamente las cantidades definitivas de mobiliario. Esto ayuda al contratista y contratante a que fluyan las decisiones.
• A pesar de que en la literatura sobre diseño se insiste en la necesidad de metodologías participativas y de codiseño para mejorar las decisiones en temas como mobiliario e involucrar al usuario final, en el caso de contratos con el Estado, una decisión de esta naturaleza dificultaría la ejecución del contrato y, por lo tanto, no es una alternativa cuando se ejecuta una obra.
• Algunas dificultades técnicas en el tema del mobiliario se solucionan cuando las compañías deciden especificar muebles que cumplen cabalmente con normas técnicas. En este caso, las normas sobre conducción de voz, datos y energía fueron claves para conseguir un subcontratista que cumpliera con las especificaciones demandadas en el contrato.

Listado de referencias

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2. González, D., Rueda, L., González, N., Rodríguez, E. y Llovet, M. (2015). Evaluación cualitativa de la influencia del diseño arquitectónico en el ambiente interior. Arquitectura y Urbanismo, 36(3), 53-66.
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4. Rojas López, D. (2014). Interventoría: manual práctico. Bogotá, Colombia: Ediciones de la Universidad de Medellín. ISBN 9789587622119.
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6. Torrent, H. (2007). El proyecto de los lugares del trabajo. ARQ (Santiago), 66, 12-18. https://doi.org/10.4067/s0717-69962007000200002
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