Academic project management: Lean Thinking applied in a higher education department in the city of Puebla, an approach for efficiency and quality

Gestión de proyectos académicos: Pensamiento Lean aplicado en un departamento de educación superior en la ciudad de Puebla, un enfoque para la eficiencia y la calidad

Bureaucracy in university management has led to a concentration of processes and excessive controls, resulting in delays in decision-making and increased workload for academic staff. This organizational complexity creates communication gaps between departments, raising operational costs and compromising customer satisfaction. This study demonstrates that implementing Lean methodology within a university department's project management program yields tangible improvements in response times, reduces operating costs, lowers employee stress levels, and enhances educational service quality. Based on a literature review of higher education management and Lean principles, this research provides practical application in an academic department, with results compared to existing literature. The findings indicate that Lean Thinking facilitates a more effective educational experience by minimizing bottlenecks and redundant processes, enabling the reallocation of human and material resources toward activities that genuinely add value to students.

La burocracia en la gestión universitaria ha conducido a una concentración de procesos y controles excesivos, generando retrasos en la toma de decisiones y un incremento en la carga laboral del personal académico. Esta complejidad crea brechas de comunicación entre departamentos, aumentando los costos operativos y comprometiendo la satisfacción del usuario. Este estudio demuestra que la implementación de la metodología Lean dentro del programa de gestión de un departamento universitario produce mejoras tangibles en los tiempos de respuesta, reduce costos operativos, mejora el ambiente laboral y mejora la calidad de los servicios educativos.  Basado en una revisión de literatura sobre gestión de educación superior y principios Lean, esta investigación proporciona una aplicación práctica en un departamento académico. Los hallazgos indican que el Pensamiento Lean facilita una experiencia educativa al minimizar cuellos de botella y procesos redundantes, permitiendo la reasignación de recursos hacia actividades que agregan valor a los estudiantes.