Aplicación del enfoque integrado de prospectiva y estrategia para el mejoramiento al proceso de selección docente de la Universidad Nacional de Colombia

El presente artículo es el resultado de la aplicación del enfoque integrado de la Vicerrectoría
General de la Universidad Nacional de Colombia y la Coordinación del concurso Docente
Excelencia Académica, cuyo fin es el de evaluar y mejorar el proceso de selección del cuerpo académico
de la Universidad. Este proceso es uno de los más destacados dentro de la institución, porque
permite impartir calidad educativa a través del proceso de selección, utilizándolo para seleccionar
los mejores profesores investigadores y catedráticos para las ocho sedes de la Universidad en todo
el territorio colombiano. Se utilizaron las herramientas de definición de variables, la priorización de
las mismas a través del análisis estructural y la aplicación de la matriz IGO, y la posterior definición
de los escenarios mediante los Ejes de Schwartz, con un panel de expertos de la Vicerrectoría
General y del proceso de mejoramiento continuo en las Facultades, Institutos y Sedes de Presencia
Nacional, de tal forma que se establecieran las estrategias a seguir para mejorar el proceso del
concurso, el cual es público y abierto.

Aplicación del enfoque integrado de prospectiva y estrategia para el mejoramiento al proceso de selección docente de la Universidad nacional de colombia^* Application of the Integrated Prospective Approach and Strategy to Improve the Teacher Selection Process at the Universidad Nacional de Colombia. Application de l'Approche Intégrée de ProspectiVe et de Stratégie à l'Amélioration dU Processus de Sélection des Enseignants de l'Université Nationale de Colombie. Aplicação do enfoque integrado de prospectiVa e estratégia para o melhoramento ao processo de seleção docente da Universidade Nacional da Colômbia.

Beatriz Sánchez Herrera^I, Iván Alonso Montoya R.^II & Luz Alexandra Montoya R.^III

^IProfesora titular, Facultad de enfermería, enfermera, mg Gerontología, ex vicerrectora General, Universidad nacional de Colombia. Correo electrónico: cbsanchezh@unal.edu.co.

^IIProfesor asociado, Facultad de minas, administrador de empresas, msc en administración, Phd en Ciencias económicas, Universidad nacional de Colombia. Correo electrónico: iamontoyar@unal.edu.co

^IIIProfesora asociada, Facultad de minas, administradora de empresas, msc en administración, Phd en Ciencias económicas, Unviersidad nacional de Colombia. Correo electrónico: lamontoyar@unal.edu.co

Recibido: junio de 2011 Aprobado: marzo de 2013

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Resumen:

El presente artículo es el resultado de la aplicación del enfoque integrado de la vicerrectoría General de la Universidad nacional de Colombia y la Coordinación del concurso docente excelencia académica, cuyo fin es el de evaluar y mejorar el proceso de selección del cuerpo académico de la Universidad. Este proceso es uno de los más destacados dentro de la institución, porque permite impartir calidad educativa a través del proceso de selección, utilizándolo para seleccionar los mejores profesores investigadores y catedráticos para las ocho sedes de la Universidad en todo el territorio colombiano. se utilizaron las herramientas de definición de variables, la priorización de las mismas a través del análisis estructural y la aplicación de la matriz iGo, y la posterior definición de los escenarios mediante los ejes de schwartz, con un panel de expertos de la vicerrectoría General y del proceso de mejoramiento continuo en las Facultades, institutos y sedes de Presencia nacional, de tal forma que se establecieran las estrategias a seguir para mejorar el proceso del concurso, el cual es público y abierto.^**

Palabras clave: Planeación estratégica y prospectiva. Planeación por escenarios. Matriz IGO. Proceso de mejoramiento continuo. Concurso docente.

Abstract:

This article is a result of the application of the integrated perspective approach and strategy to improve the "Academic Excellence" professors' competition held by the General Vice-rector's office at the Universidad Nacional de Colombia, the purpose of which is to evaluate and improve the selection process for the University's faculty. It is one of the most distinguished processes within the institution, fostering educational quality by means of the process to select the best research and teaching professors for the university's eight campuses throughout the country. Variable definition tools were used which were then prioritized through structural analysis and application of the IGO matrix and subsequent definition of these scenarios using the Schwartz axes. This was carried out using a panel of experts from the General Vice-rector's office and the continuous improvement process at the faculties, institutes and campuses to establish the strategies to be followed for improving the competition process, which is public and open.

Keywords: Strategic and prospective planning. Planning by scenarios. IGO matrix. Continuous improvement process. Professors' competition.

Résumé :

Le présent article est le résultat de l'application de l'approche intégrée de prospective et de stratégie à l'amélioration du concours de professeurs « excellence académique », effectué par le vice rectorat général de l'Université nationale de Colombie et la coordination du concours d'enseignant « excellence académique », dont l'objectif est d'évaluer et d'améliorer le processus de sélection du corps professoral de l'Université. Ce processus est l'un des plus importants de l'institution dans la mesure où il permet de favoriser la qualité éducative à travers le processus de sélection, grâce à son utilisation dans le choix des meilleurs professeurs chercheurs et enseignants pour les huit sièges de l'Université sur tout le territoire colombien. Nous avons utilisé les outils de définition de variables, privilégiant ces dernières pour l'analyse structurelle et l'application de la matrice IGO, et la définition consécutive des scénarios au moyen des axes de Schwartz, d'un panel d'experts du vice rectorat général et du processus d'amélioration continue dans les facultés, les instituts et les sièges nationaux, de telle sorte que soient établies les stratégies à suivre pour améliorer le processus du concours, lequel est public et ouvert.

Mots Clés : planification stratégique et prospective, planification par scénarios, matrice IGO, processus d'amélioration continu, concours de professeur.

Resumo:

O presente artigo é o resultado da aplicação do enfoque integrado de prospectiva e estratégia ao melhoramento do concurso docente "excelência acadêmica", realizado pela Pro Reitoria Geral da Universidade nacional da Colômbia e a Coordenação do concurso docente "excelência acadêmica", cujo intuito é avaliar e melhorar o processo de seleção do corpo acadêmico da Universidade. Este processo é um dos mais destacados dentro da instituição, porque permite distribuir qualidade educativa a través do processo de seleção, utilizando-o para selecionar os melhores professores investigadores e catedráticos para as oito sedes da Universidade em todo o território colombiano. Utilizaram-se as ferramentas de definição de variáveis, a priorização das mesmas a través da análise estrutural e a aplicação da matriz iGo, e a posterior definição dos cenários mediante os eixos de schwartz, com um conjunto de peritos da Pro Reitoria Geral e do processo de melhoramento contínuo nas Faculdades, institutos e sedes com Presença nacional, de tal forma que se estabeleceram as estratégias a seguir para melhorar o processo do concurso, que é público e aberto.

Palavras Chave: Planejamento estratégico e prospectivo. Planejamento por cenários. matriz iGo. Processo de melhoramento contínuo. Concurso docente.

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Introducción

La Universidad Nacional de Colombia es una de las principales universidades de Suramérica. Fue fundada el 22 de septiembre de 1867, mediante la Ley 66 del mismo año, expedida por el Congreso de la República (Universidad Nacional de Colombia, 2010). Su misión considera que:

"Como Universidad de la Nación fomenta el acceso con equidad al sistema educativo colombiano, provee la mayor oferta de programas académicos, forma profesionales competentes y socialmente responsables. Contribuye a la elaboración y resignificación del proyecto de Nación, estudia y enriquece el patrimonio cultural, natural y ambiental del país. Como tal lo asesora en los órdenes científico, tecnológico, cultural y artístico con autonomía académica e investigativa". (Universidad Nacional de Colombia, 2010).

Para desarrollar su labor cuenta con 3.010 docentes distribuidos en sus 4 sedes principales (Bogotá, Manizales, Medellín y Palmira) y sus 5 Sedes de Presencia Nacional (Caribe -San Andrés Islas, Orinoquia, Amazonia, Tumaco y Caribe Continental), caracterizadas por su ubicación estratégica en los lugares más apartados del país.

El proceso de excelencia del talento humano académico de la universidad se enfatiza en su proceso de selección de personal docente, en concordancia con el Acuerdo Número 016 de 2005 "Por el cual se adopta el Estatuto de Personal Académico de la Universidad Nacional de Colombia", el cual señala que "El ingreso a la planta de personal académico de carrera se hará mediante concurso abierto y público, el cual podrá ser ordinario o especial; o por reingreso. El Concurso ordinario, se realiza en virtud de convocatoria dispuesta por el Rector o su delegado, previa recomendación del respectivo Consejo de Facultad, y a solicitud de un Departamento. Todo el proceso del concurso estará bajo la coordinación de la Vicerrectoría General, y deberá garantizar objetividad, igualdad y transparencia" (Acuerdo 016 de 2005).

De acuerdo con ello, la Rectoría de la Universidad delegó la responsabilidad de la coordinación del Concurso docente en la Vicerrectoría General de la Universidad, dándole visibilidad y todo el apoyo para el éxito de esta labor. Para el desarrollo del concurso, la solicitud de la convocatoria es enviada por cada una de las facultades o sedes de presencia nacional y es el Rector de la Universidad quien ordena un nuevo concurso a través de la resolución marco "Por la cual se expide la reglamentación del Concurso docente ordinario, para la provisión de cargos docentes de la Carrera Profesoral Universitaria en dedicaciones Cátedra y Exclusiva". En el último concurso, fueron convocados 200 cargos para 5 sedes de la Universidad, alcanzando una respuesta de 2527 inscritos.

Propósito del estudio: mejoramiento del proceso del concurso Docente "Excelencia Académica"

Este proceso tiene por normativa su evaluación en tanto termine cada uno de los concursos, por tanto el objetivo de la presente propuesta busca propender por el mejoramiento integral del proceso de selección docente, a través del Sistema de Mejor Gestión, conocido institucionalmente como UN-SIMEGE©, establecido como el conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos para mejorar la gestión y el manejo de los recursos, de manera que se fortalezca la capacidad administrativa y el desempeño de la Universidad Nacional de Colombia (Simege, 2011). Para ello se propuso una segmentación estratégica de las áreas problemáticas del proceso y la realización de un plan preliminar de mejoramiento y ajuste en los segmentos identificados. Para lograrlo se tuvo en cuenta un proceso del enfoque integrado de prospectiva y de priorización de variables.

La propuesta de mejoramiento procura hacer a la Universidad más competitiva y atractiva en el mercado laboral, para reclutar, seleccionar, vincular y mantener docentes de la más alta calidad, mediante el mejoramiento integral del proceso de selección docente.

Metodología

Con el fin de entender la problemática y aproximarse a una solución de la misma, se propuso una metodología integrada de las fases aplicada de la prospectiva estratégica, adaptada por Godet (1996, 2006), en la que, a partir de la evaluación previa de todas las dependencias encargadas (Procesos Históricos) y del análisis de la situación actual, se proponen alternativas y tendencias futuras, de tal forma que se puedan implementar las estrategias que se realizan en el plan operativo, tal como se observa en la Figura 1.

Existen diferentes alternativas de los enfoques de prospectiva y estratégica, los cuales pueden verse resumidos en la Figura No. 2: el proceso fundamental parte de un análisis del problema y del sistema, un diagnóstico de la organización, a la par que se realiza un estudio de las variables claves internas y externas a través un análisis estructural; los resultados de los dos procesos permiten entender la dinámica de la organización en su entorno, de tal forma que se le proporciona identidad al proyecto y se elaboran los escenarios. Es así como, con los resultados de estos dos procesos, se evalúan las opciones estratégicas y de los comités de dirección, desarrollando el plan de acción y su puesta en marcha.

La metodología seleccionada es un proceso sistémico adaptado de dicha propuesta, el cual se realizó así: en una primera etapa, con la precisión de los factores de cambio; en una segunda, con la identificación de variables estratégicas; en una tercera, con el diseño de escenarios para, finalmente, proponer la construcción de estrategias para alcanzar el "escenario apuesta", como puede verse en la Tabla 1.

1. Precisión de factores de cambio

A partir de las evaluaciones previas del concurso, de las propuestas de la Oficina de Control interno y de los conceptos de los expertos convocados como panel, se seleccionan las principales variables que afectan el proceso del Concurso.

2. Identificación de "variables estratégicas

Para la identificación de las variables estratégicas que permitiera un diagnóstico sistémico multidimensional, se adelantó un proceso de caracterización, mediante clasificación y calificación de las mismas, de tal forma que se pudieran identificar con ellas acciones estratégicas pertinentes y viables. Esta priorización se llevó a cabo mediante la matriz IGO: de Gobernabilidad e Importancia (Mojica, 2009).

Este proceso se ha denominado análisis estructural, como una "técnica que permite identificar los elementos de un problema y mostrar la manera como éstos guardan relación unos con otros. Parte del principio que una variable (o elemento) se explica por la influencia que ejerce sobre otras y por las variables de las cuales depende" (Mojica, 1991, p.117). Este instrumento de análisis hace parte de los métodos prospectivos y facilita la interpretación de la realidad, concibiéndola como un sistema, cuyas partes no están sueltas, sino en estrecha relación, de modo que un cambio que se presente en uno de sus elementos repercute directa o indirectamente en los restantes. (Montoya et al, 2005)

La importancia se relaciona con el peso relativo que tiene cada variable sobre el logro de los objetivos definidos en la Misión. La Gobernabilidad se refiere al nivel de manejo que el sistema tiene sobre la variable. Las dos características se califican en una escala que permita distinguir, cuantitativa y cualitativamente, diferencias entre ellas. Con los resultados de esta doble caracterización se tienen cuatro grupos de variables que se ven en la Tabla 2.

3. Diseño de Escenarios

La planeación por escenarios es una alternativa para esquematizar una determinada interpretación de la realidad, que describe el paso de una situación dada y actual -como situación presente- a una futura, y muestran las rutas o trayectorias que pueden suceder en dicho paso o transición. Los escenarios son simuladores para probar hipótesis, para ampliar el campo visual de los líderes y tomadores de decisiones. (Medina, 2006)

Un escenario se convierte en una imagen de futuro. Generalmente se pueden identificar varios tipos de imágenes o escenarios de futuro:

1. Escenario Probable, Tendencial o Referencial. Este escenario muestra el camino actual y futuro si las condiciones no cambian; para identificarlo se emplean las leyes de probabilidades. Por esta razón se denomina escenario probable. También se puede llamar escenario tendencial, porque las probabilidades indican tendencias. Pero, igualmente, recibe el nombre de referencial porque sirve como punto de referencia para hallar otras alternativas de futuro.
2. Escenarios alternos. Son otras alternativas posibles de situaciones futuras entre las cuales puede encontrarse el "escenario apuesta". El escenario probable muestra para dónde se dirige determinado evento. Si se considera que éste es el camino acertado, lo que se debe hacer es fortalecerlo (Mojica, 2009).

Para el diseño de los escenarios se señala el empleo de la técnica de "cruz de escenarios" de Peter Shwartz (1991). Dicha técnica debe conducir a la elección de un "escenario apuesta" que será el camino a recorrer desde el presente hasta el futuro. (Mojica, 2008)

Resultados de la aplicación metodológica

Etapa 1. Precisión de factores de cambio

La selección docente que se realiza a través del concurso es un procedimiento de alto impacto académico. Los principales problemas identificados por la propuesta de ajustes y mejoramiento del proceso de selección fueron clasificados en los siguientes segmentos:

Problemas de tipo académico

• Condiciones mínimas de un perfil bien elaborado, proveniente de un ejercicio estratégico de largo plazo.
• Diligenciamiento y evaluación de la hoja de vida.
• Presentación pública en la fase de competencias.
• Confidencialidad en la identificación de aspirantes.
• Desempeno de los Coordinadores del concurso en la Unidad Académica.
• Rol del Comité Asesor del concurso en la Unidad Académica.
• Comunicaciones con aspirantes y con las Unidades Académicas convocantes.
• Necesidad de conformar un Comité Asesor del nivel nacional.

Problemas en la reglamentación

Para garantizar una provisión oportuna de cargos vacantes y con base en la problemática de eficacia enunciada anteriormente, es necesario ajustar la normatividad actual para la apertura, desarrollo y cierre del concurso docente. ésta se realiza teniendo los siguientes objetivos:

• Atribuir a las Unidades Académicas la responsabilidad de crear ejercicios de planeación de requerimientos docentes y perfiles.
• Permitir que el senor Rector pueda anunciar de manera general, en dos oportunidades durante cada ano, la realización de concursos para proveer vacantes para cargos docentes.
• Permitir que se realice las convocatorias dentro de los concursos ordinarios, a medida que se presenten las vacantes.

Problemas de flujo de proceso

El principal problema en este aspecto, bajo el criterio de unidad nacional del concurso (esto es, todos los concursos al mismo tiempo), es que genera tiempos de espera apreciables, que tienen implicaciones en el desempeño de las Unidades Académicas básicas y en la gestión del presupuesto de la Universidad. Las convocatorias se hacen de manera simultánea y, según la norma, al menos dos veces en el año, con lo cual el proceso resulta masivo y genera embotellamientos en dependencias como las oficinas jurídica y de personal, entre otras, con plazos de tiempo estrechos para revisar y dar respuesta a requerimientos de un alto número de solicitudes de aspirantes del concurso, de personal del concurso propiamente dicho y de las Unidades Académicas. Por otra parte, las Unidades Académicas (escuelas y departamentos) no logran vincular eficientemente a docentes para sus requerimientos, lo cual se traduce en la contratación de docentes ocasionales y en la sustitución de horas de investigación y extensión, de sus docentes actuales, en horas de docencia y actividades relacionadas.

En la figura 3 se muestra el flujo del concurso actual, suponiendo una sola Unidad Académica convocante. Vale la pena señalar que el proceso actual reúne hasta 26 Unidades convocantes de manera simultánea.

Las actividades que se desarrollan en las distintas etapas del concurso se caracterizan por un recorrido largo de los resultados. Por esta razón se establecen amplios tiempos para publicarlos, lo cual acumula el trabajo en las coordinaciones de las Unidades Académicas Convocantes y en la Coordinación General del Concurso. Los largos plazos y recorridos no han sido una garantía para reducir los errores que deterioran la imagen del Concurso, en particular, y de la Universidad, en general. (Figura 4)

Se pretende que con la modificación del proceso el flujo sea más lineal, armónico y corto contrario al actual flujo circular, dispendioso y largo que deben recorrer los resultados en cada una de las etapas del concurso.

Novedades a incorporar

• Planeación estratégica de requerimientos docentes y perfiles en las Unidades Académicas convocantes.
• Vinculación, seguimiento y acompanamiento del talento docente.
• Análisis de riesgos.
• Cultura organizacional del reclutamiento

La existencia de planes en este sentido no solamente se traduce en celeridad y ventajas para el desarrollo del concurso docente y la provisión oportuna de cargos vacantes, sino también contribuye a otros procesos como los de autoevaluación de pregrado y postgrado, y en general a los planes de desarrollo de las Unidades Académicas básicas y las Sedes de Presencia Nacional, de tal forma que se pueda atraer a los mejores candidatos a proveer perfiles y generar un proceso permanente de difusión al más alto nivel de las convocatorias, así como profundizar la percepción de la atractividad de la Universidad Nacional como empleador.

El panel de directivos y expertos de la Universidad analizaron y desarrollaron en un diagrama de causa y efecto, logrando organizar y depurar la información: (Figura 5).

De acuerdo con este análisis se propusieron las siguientes variables identificadas por el panel de directivos y expertos: (Tabla 3).

Etapa 2. Identificación de "variables estratégicas"

Los anteriores elementos de análisis o variables clave se calificaron de 0 a 10, tanto en Importancia como en Gobernabilidad, por parte del equipo de la Coordinación General del Concurso docente. Después de haber realizado esta evaluación, se procedió a obtener el valor promedio para cada uno de los elementos de análisis o variables, teniendo en cuenta los dos aspectos ya mencionados, cuyos datos se presentan a continuación. (Tabla 4).

En concordancia con estas calificaciones se procedió a realizar una clasificación de cuadrantes, identificando las variables de acuerdo a su importancia y gobernabilidad: (Figura 6).

A partir del ejercicio de valoración de Importancia y Gobernabilidad, se establecen 4 regiones que clasifican y priorizan los elementos identificados: (tabla 5).

Etapa 3: Diseño de escenarios mediante la técnica de los ejes de Peter Schwartz

A continuación se describen los escenarios, luego de clasificar las variables estratégicas y retos en dos categorías: Atractividad de la Universidad y Mejoramiento integral del procedimiento.

El 'escenario apuesta' es el denominado SELECCIÓN HACIA LA EXCELENCIA y, con base en él, se define el siguiente plan estratégico:

Conclusiones

Como principal conclusión del estudio se obtuvo el plan estratégico que se implementó para el "Concurso Docente Excelencia Académica 2010". En las tablas 6, 7 y 8 se describen brevemente los principales objetivos relacionados con cada uno de los elementos prioritarios de trabajo del procedimiento de selección docente identificados.

Con base en este trabajo prospectivo y de planeación estratégica se expidió la resolución de rectoría No. 1051 (26 de agosto de 2010) que reglamentó el nuevo concurso con los cambios propuestos y que generó mejoras sustanciales en el proceso del concurso docente Excelencia Académica 2010, el cual tuvo su apertura el 5 de septiembre del 2010, finalizando el 30 de mayo del 2011. Los resultados del concurso son prometedores, teniendo en cuenta los importantes cambios que en el mismo se dieron como parte de este proceso. Asimismo, puede verificarse que la eficiencia del mismo, entendida ésta como la relación entre ganadores y cargos convocados, estuvo cerca del año inmediatamente anterior con un 53% frente a un 58% (2009) y con un desempeño promedio, si se evalúan los últimos 5 años, que sería del 52%.

De igual forma, la tabla No. 9 señala el total de cargos convocados y el porcentaje de ganadores en cada una de las sedes de la Universidad Nacional en donde se realizó la convocatoria del concurso.

Finalmente, se señala la importancia que tuvo el proceso de mejoramiento del Concurso Docente, el cual fue reconocido por las diferentes coordinaciones en cada una de las Facultades e Institutos y Sedes de Presencia Nacional, a través de las diferentes reuniones de retroalimentación y mejoramiento continuo que se realizaron al finalizar el concurso.

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* Los autores desean expresar su reconocimiento a todos los colaboradores del Concurso Docente, en cada una de las Sedes y Facultades que participaron de este proceso.

** Los resultados de este proceso fueron presentados en el XV Congreso Internacional de Investigación en Ciencias Administrativas, celebrado en Boca del Río, Veracruz, del 17 al 20 de mayo del 2011.

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